Klokkenluidersregeling

Sinds 2023 geldt de nieuwe Wet bescherming klokkenluiders (Wbk). Deze wet vervangt de oude ‘Wet Huis voor klokkenluiders’. De Wet bescherming klokkenluiders is een implementatie van de Europese Klokkenluidersrichtlijn EU 2019/1937 en heeft tot doel om de rechtsbescherming van klokkenluiders te verbeteren. Als organisatie zijn wij verplicht om een meldprocedure voor misstanden te hebben (zogeheten klokkenluidersregeling) om:

• Melders van misstanden te beschermen
• Een onafhankelijk meld- en onderzoekspunt bieden waar misstanden veilig en anoniem gemeld kunnen worden én zorgvuldige opvolging is geborgd
• Een veilig werk- en meldklimaat binnen ons kantoor waarborgen

Met het instellen van een adequate meldregeling voldoen wij ook aan de vereisten in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Met de interne meldprocedure zorgen we voor een onafhankelijke voorziening waar medewerkers overtredingen van de Wwft (non-compliance) intern en anoniem kunnen melden indien noodzakelijk (verplicht conform artikel 20a Wwft). In onze organisatie vinden wij het daarbij ook belangrijk om te handelen conform de geldende gedrags- en beroepsregels van onze sector, waaronder de NVKS. We hechten grote waarde aan integer en ethisch handelen conform geaccepteerde normen, waarden en correct ethisch gedrag.

Wij vinden het belangrijk dat onze medewerkers en/of onze relaties zich kunnen uitspreken als zij zorgen hebben over onze organisatie. Met ons SpeakUp meldkanaal bieden we de mogelijkheid om dit te doen. Het signaleren van mogelijk wangedrag of een integriteitsprobleem, biedt ons de kans om te verbeteren en om eventuele problemen vroegtijdig op te lossen.

Wie kan gebruik maken van SpeakUp?
SpeakUp is er ook voor iedere zakenrelatie (cliënt of leverancier) die direct of indirect wordt getroffen door een wangedrag of een misstand of voor iedereen die ziet dat wij, onze medewerkers of onze zakenpartners zich schuldig maken aan wangedrag.

SpeakUp Totaal is niet bedoeld voor de volgende situaties;

• Om (acute) gebeurtenissen te melden die een onmiddellijke bedreiging vormen voor het leven of voor eigendommen. Als je dringend hulp nodig hebt, kun je direct contact opnemen met de politie via 0900-8844 of het alarmnummer 112.
• Klachten of algemene vragen.

Hoe kan je het Speak Up systeem gebruiken?
Ons SpeakUp meldkanaal is 24/7 beschikbaar. Het wordt door een onafhankelijke derde partij beheerd. Let op! Je ontvangt in alle gevallen een unieke registratiecode. Deze moet je goed bewaren, want die heb je nodig om in te loggen en om met de onafhankelijke zaaksbehandelaren te communiceren. Je kunt je zorg op de volgende manieren uiten:

Web
Als je een melding wilt doen via het web dan ga je naar de volgende pagina:
https://compliability.speakup.report/vwvaa
Je komt direct in het scherm om een melding aan te maken of om een vertrouwenspersoon aan te vragen.

App
Je kunt ook een melding doen via een app. Download dan eerst de app op je telefoon of tablet ‘SpeakUp by People Intouch’ (download via Play Store voor Android of App store voor I-phone). Als je voor het eerst in de app komt dan moet je een 6-cijferige pincode aanmaken. Scan dan de onderstaande QR-code van onze organisatie.

Wat moet je melden?
Om jouw melding goed te kunnen opvolgen en effectief onderzoek te kunnen doen, vragen we je een gedetailleerde beschrijving van het incident en eventuele bewijsstukken mee te sturen. Denk daarbij aan datum, tijd (of periode) wie erbij betrokken waren, de aard van het incident en de gevolgen ervan. Een duidelijke omschrijving met onderbouwing van het incident vergroot de kans op een snelle en gerichte aanpak.

Wat gebeurt er nadat je een melding hebt gedaan?
Alle zorgen over misstanden of schadelijk gedrag worden in behandeling genomen door onafhankelijke en gecertificeerde medewerkers van Compliability. Je ontvangt zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 7 dagen, een ontvangstbevestiging. Zij beoordelen eerst waarover jouw zorg gaat, of sprake is van een wangedrag of misstand en of deze (voldoende) is onderbouwd met bewijsstukken.

Serieuze zorgen worden altijd nader onderzocht om de melding te toetsen aan de feiten. Een onafhankelijk onderzoek houdt in dat onderzoek wordt gedaan in informatie. Ook kunnen medewerkers of andere betrokkenen worden geïnterviewd. Om privacy redenen kan het zijn dat niet alle informatie aan jou bekend wordt gemaakt.

Na afronding van het onderzoek beslist het bestuur wat vervolgstappen zijn en of actie wordt ondernomen. Uiterlijk binnen 90 dagen word je hierover geïnformeerd.